1. كتاب شكوى إلى مدير عام البلدية مشروح فيه أسباب الشكوى مع ذكر أسم المقاول المتعهد
2. عقد المقاولة ورخصة البناء وتعهد الاشراف
3. صورة من كتاب استلام الحدود أو تعهد المقاول من إدارة الرقابة على التراخيص في المحافظات
4. تقرير بإثبات الحالة صادر من إدارة الرقابة على التراخيص في المحافظات والتقارير الرسمية الأخرى

ملاحظه : تنبيه المواطنين إلى ضرورة التعاقد مع شركات ومؤسسات مرخص لهم بمزاولة مقاولات البناء ومسجلين لدي البلدية أو لجنة المناقصات المركزية وذلك لضمان حقوقهم قبل هؤلاء المقاولين المرخصين.
مع ضرورة مراجعة قسم المقاولين للتأكد من ترخيصهم ومعرفة الفئة المصنفين بها قبل التعاقد معهم للقيام بتنفيذ أعمال البناء المختلفة لهم ، وننبههم إلى هذه الأمور الهامة حيث أن البلدية تخلي مسئوليتها عن أية أعمال لا تراعي فيها المواصفات الفئة والمصنعية المتعارف عليها ويقوم بتنفيذها مقاولون غير مرخص لهم بمزاولة أعمال البناء من قبل البلدية أو لجنة المناقصات المركزية

1. تسجيل المعاملة بالسجل واستخراج الملف من أرشيف القسم وإرفاق المستندات المقدمة به
2. العرض على مهندس القسم لدراسة فحوى الشكوى وتحديد نوع الشكوى سواءا كانت مادية أو فنية
3. في الشكاوى المادية تكون طرق إنهاءها بالشكل التالي
   • يقوم مهندس القسم بمقابلة المقاول المتعهد لمعرفة الأسباب التي أدت إلى تقصيره بالعمل ورفع شكوى ضده
   • اقتراح طرق لحل المشكلة
   • في حالة عدم التواصل إلى الحل يقوم رئيس القسم بحجز الكفالة المصرفية لحين إنتهاء الشكوى وديا أو بالمحاكم
4. في شكاوى الفنية تكون طرق انتهاءها بالشكل التالي
   • حجز الكفالة المصرفية
   • يقوم مهندس القسم بمقابلة المقاول المتعهد لمعرفة الأسباب التي أدت إلى نشوء أخطاء فنية ورفع شكوى ضده
   • يقوم مهندس القسم بتقدير خطورة الخطأ الفني وعمل تقرير به إلى رئيس القسم
   • في الحالات الخطرة يقوم رئيس القسم بطلب تشكيل لجنة فنيه من مهندسين لمعاينة الموقع واقتراح الحلول اللازمة لها
   • عرض الموضوع على لجنة تصنيف وترخيص المقاولين لاتخاذ ما تراه لازما ضد المقاول
   • رئيس القسم لتنفيذ قرارات اللجنة بحق المقاول
5. إعادة حفظ الملف بأرشيف القسم